Archivo
Un archivo es un conjunto organizado de documentos o datos con nombre y formato, conservado para su consulta posterior.
Un archivo es un conjunto organizado de documentos o de datos que se conserva para poder consultarlo, probarlo o reutilizarlo más adelante. El término se usa en dos sentidos que conviene distinguir: el archivo documental (la institución o el fondo de papeles, fotografías y expedientes) y el archivo informático (la unidad básica con la que un ordenador guarda información en un soporte de almacenamiento). Este artículo repasa ambos, con especial atención al ámbito digital.
¿Qué es un archivo?
La palabra procede del latín tardío archivum, y este del griego arkheîon, que designaba el edificio donde los magistrados custodiaban sus documentos. De ahí que, en sentido clásico, un archivo sea tanto el conjunto de documentos como el lugar o la institución que los guarda y gestiona.
En informática, un archivo (file) es una secuencia de bytes con un nombre, almacenada en un dispositivo y gestionada por el sistema operativo mediante un sistema de ficheros. Para el usuario es un objeto con nombre y extensión (por ejemplo, informe.pdf); para la máquina, una cadena de ceros y unos cuyo significado depende del formato.
Características de un archivo
- Nombre y extensión: el nombre lo identifica dentro de su carpeta y la extensión (
.txt,.jpg,.mp3) orienta sobre su formato y el programa que debe abrirlo. - Formato: define cómo se codifican los datos internamente. Un mismo contenido puede guardarse en varios formatos.
- Tamaño: se mide en bytes y sus múltiplos (kilobyte, megabyte, gigabyte…).
- Metadatos: fecha de creación y modificación, autor, permisos, etiquetas o ubicación, que describen el archivo sin ser parte de su contenido.
- Ubicación: ruta dentro de una jerarquía de carpetas o directorios.
- Persistencia: a diferencia de los datos en la memoria RAM, el archivo permanece al apagar el equipo.
Tipos de archivos informáticos
| Tipo | Formatos habituales | Uso principal |
|---|---|---|
| Texto | TXT, DOCX, ODT, PDF, HTML | Documentos, páginas web, código |
| Imagen | JPEG, PNG, GIF, WebP, SVG | Fotografías, gráficos, logotipos |
| Audio | MP3, WAV, FLAC, AAC | Música, voz, efectos sonoros |
| Vídeo | MP4, MKV, AVI, WebM | Películas, grabaciones |
| Comprimido | ZIP, RAR, 7Z, TAR.GZ | Reducir tamaño y agrupar ficheros |
| Ejecutable | EXE, APP, APK, ELF | Programas que el sistema puede ejecutar |
| Datos | CSV, JSON, XML, SQL | Intercambio y almacenamiento de datos |
También se distingue entre archivos de texto plano, legibles con cualquier editor al codificar caracteres con estándares como ASCII o Unicode, y archivos binarios, que solo cobran sentido con el programa adecuado.
El archivo documental
En archivística, la disciplina que estudia los archivos, se habla del ciclo de vida de los documentos: los de uso frecuente están en el archivo de gestión, los de consulta ocasional pasan al archivo intermedio y los de valor histórico se conservan de forma permanente en el archivo histórico. Cada fase aplica criterios de clasificación, descripción, conservación y acceso. En España, el Archivo General de Indias, en Sevilla, o el Archivo Histórico Nacional, en Madrid, son ejemplos de instituciones de este tipo.
Cómo organizar y proteger los archivos
- Nombra con criterio: usa nombres descriptivos y un formato de fecha estable, como
2026-03-15_factura-proveedor.pdf. - Estructura carpetas simples: pocos niveles y categorías que no se solapen.
- Haz copias de seguridad: la regla 3-2-1 recomienda tres copias, en dos soportes distintos y una fuera de casa. Consulta qué es un backup.
- Elige formatos duraderos: para conservar a largo plazo conviene preferir formatos abiertos y documentados, como PDF/A, PNG u ODT.
- Protege el acceso: permisos adecuados, cifrado de la información sensible y un antivirus actualizado.
Ventajas y riesgos del archivo digital
| Ventajas | Riesgos |
|---|---|
| Búsqueda casi instantánea | Pérdida por fallo del soporte o borrado accidental |
| Copia sin pérdida de calidad | Obsolescencia de formatos y de soportes |
| Acceso remoto y compartición | Robo de datos y malware |
| Ahorro de espacio físico | Dependencia de software y de energía |
Preguntas frecuentes
¿Qué es un archivo en informática?
Es una unidad de información con nombre que se guarda en un dispositivo de almacenamiento y que el sistema operativo gestiona. Su contenido es una secuencia de bytes que un programa interpreta según el formato.
¿Qué diferencia hay entre archivo y carpeta?
El archivo contiene datos; la carpeta (o directorio) es un contenedor que organiza archivos y otras carpetas. Una carpeta no guarda contenido propio, sino referencias a lo que contiene.
¿Para qué sirve la extensión de un archivo?
Indica el formato y ayuda al sistema a elegir el programa con el que abrirlo. Cambiar la extensión a mano no convierte el archivo; solo puede impedir que se abra bien.
¿Cómo se comprime un archivo?
Con programas que aplican algoritmos de compresión y los agrupan en formatos como ZIP o 7Z. Reducen el tamaño para almacenar o enviar, y se descomprimen al recuperar el original.
¿Qué es un archivo histórico?
Es la institución donde se conservan de forma permanente los documentos con valor patrimonial o testimonial, una vez que han dejado de tener uso administrativo cotidiano.
Referencias
- Tanenbaum, A. S. y Bos, H. Sistemas operativos modernos. Pearson.
- Silberschatz, A., Galvin, P. B. y Gagne, G. Fundamentos de sistemas operativos. McGraw-Hill.
- Heredia Herrera, A. Archivística general: teoría y práctica. Diputación de Sevilla.
Cómo citar este artículo
Equipo de Conceptualia. (2024). «Archivo». Conceptualia. https://conceptualia.es/cultura-y-sociedad/tecnologia/archivo/
