Organización administrativa

La organización administrativa es la forma en que una entidad estructura sus recursos humanos, materiales y financieros: quién hace qué, con qué autoridad, en qué orden y bajo qué normas. Es a la vez una fase de la gestión (organizar) y el resultado de esa tarea (la estructura de la organización). Se aplica tanto a las empresas como a las administraciones públicas y a las entidades sin ánimo de lucro.

¿Qué es la organización administrativa?

En el ámbito empresarial, la organización administrativa es el conjunto de decisiones y procedimientos mediante los cuales se dividen las tareas, se asignan responsabilidades, se establecen relaciones de autoridad y se coordinan los esfuerzos de las personas para lograr los objetivos de la entidad. Es la segunda etapa clásica del proceso administrativo, tras la planificación y antes de la dirección y el control.

En el Derecho administrativo, la expresión tiene un sentido propio: designa la estructura de las administraciones públicas (órganos, entidades y su distribución de competencias). En España, la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, regula la organización de la Administración General del Estado, y las comunidades autónomas y los entes locales cuentan con su propia organización dentro del marco constitucional.

Henri Fayol, en Administración industrial y general (1916), situó la organización entre las funciones administrativas básicas: dotar a la empresa de todo lo necesario para su funcionamiento, desde las materias primas hasta el personal. Max Weber, por su parte, describió la burocracia como el modelo de organización administrativa racional-legal, basado en jerarquía, reglas escritas y competencias definidas.

Principios clásicos de la organización

La teoría clásica de la administración formuló una serie de principios que todavía sirven de referencia:

• División del trabajo: especializar las tareas aumenta la eficiencia.
• Unidad de mando: cada persona recibe órdenes de un solo superior.
• Cadena escalar o jerarquía: línea de autoridad que va desde la cúspide hasta la base.
• Autoridad y responsabilidad: quien tiene autoridad debe responder de sus decisiones.
• Amplitud de control: número de subordinados que un jefe puede supervisar con eficacia.
• Centralización o descentralización: grado en que las decisiones se concentran en la cúpula o se delegan.
• Coordinación: armonización de las actividades de las distintas áreas.

Elementos de la organización administrativa

• Estructura organizativa: la forma en que se agrupan las actividades y se relacionan las unidades; se representa en el organigrama.
• Puestos de trabajo y funciones: descripción de las tareas, responsabilidades y requisitos de cada cargo.
• Procedimientos y normas: instrucciones escritas sobre cómo realizar las actividades.
• Manuales administrativos: de organización, de funciones y de procedimientos, que recogen lo anterior.
• Recursos: personas, recursos materiales, financieros y tecnológicos asignados a cada unidad.
• Sistemas de comunicación y coordinación: canales formales para intercambiar información (véase comunicación en las organizaciones).

Tipos de estructura organizativa

Henry Mintzberg, en La estructuración de las organizaciones (1979), propuso una clasificación en configuraciones: estructura simple, burocracia maquinal, burocracia profesional, forma divisional y adhocracia, según el mecanismo principal de coordinación y la parte clave de la organización. Una pequeña empresa familiar suele ser una estructura simple; un hospital, una burocracia profesional; y una productora de proyectos innovadores, una adhocracia.

Cómo implantar una buena organización administrativa

1. Partir de los objetivos y la estrategia: la estructura debe servir a ellos, no al revés.
2. Dividir el trabajo en actividades y agruparlas en unidades coherentes.
3. Definir puestos, funciones y niveles de autoridad sin solapamientos.
4. Documentar: organigrama, descripciones de puesto y procedimientos.
5. Establecer mecanismos de coordinación y comunicación entre áreas.
6. Revisar periódicamente la estructura cuando cambien el tamaño, la tecnología o el mercado.

Una organización administrativa bien diseñada reduce duplicidades, aclara responsabilidades, acelera las decisiones y mejora el clima laboral. Un diseño deficiente, en cambio, genera conflictos de competencias, retrasos y costes ocultos.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Fayol, H. (1916). Administration industrielle et générale. Dunod.
• Mintzberg, H. (1979). The Structuring of Organizations. Prentice-Hall.
• Weber, M. (1922). Economía y sociedad. Fondo de Cultura Económica.
• Robbins, S. P. y Coulter, M. Administración. Pearson.