Correo electrónico

El correo electrónico (o email) es un servicio de internet que permite enviar y recibir mensajes escritos, con archivos adjuntos si hace falta, entre personas identificadas por una dirección única del tipo usuario@dominio.com. Los mensajes se guardan en un servidor hasta que el destinatario los abre, así que no hace falta que ambos estén conectados a la vez.

Nació en 1971, veinte años antes que la web, y sigue siendo el canal de referencia en el trabajo, la universidad y los trámites. Además, con una dirección de correo se crean cuentas y se recuperan contraseñas, así que conviene saber cómo funciona, cómo se escribe bien y cómo se protege.

Qué es el correo electrónico y para qué sirve

Es un sistema de mensajería asíncrona: quien escribe envía cuando quiere y quien recibe lee cuando puede. En eso se diferencia de una llamada o una videollamada, que exigen coincidir en el tiempo (puedes ver la diferencia con más detalle en comunicación sincrónica y asincrónica). El nombre viene de la analogía con el correo postal: hay remitente, destinatario, dirección, buzón y hasta «sobre» (los datos técnicos que acompañan al mensaje).

Sus usos más habituales son:

• Comunicación profesional y académica: pedir información, enviar un trabajo, mandar un currículum.
• Identidad digital: la dirección es el nombre de usuario en tiendas, redes sociales, bancos y plataformas educativas.
• Trámites y documentos: avisos de la Administración, recibos y justificantes, con constancia de qué se mandó, a quién y cuándo.
• Envíos a grupos: boletines y listas de distribución.

Sobre el nombre: el Diccionario panhispánico de dudas de la RAE y la ASALE recomienda usar «correo electrónico» o, simplemente, «correo» en lugar del anglicismo e-mail. En el habla cotidiana de España se oyen también «mail» y «emilio», este último en tono coloquial.

Breve historia

En 1971 el ingeniero Ray Tomlinson, que trabajaba en la empresa BBN, envió el primer mensaje entre dos ordenadores conectados a ARPANET, la red que dio origen a internet. Ya existían programas para dejar notas a otros usuarios de un mismo ordenador; su aportación fue llevarlas de una máquina a otra y elegir la arroba (@) para separar el nombre del usuario del equipo donde estaba su buzón. Era un símbolo que casi no se usaba y que no podía confundirse con un nombre.

En 1982 se publicó el protocolo SMTP, que sigue siendo la base del envío actual. En los noventa llegó el correo web (Hotmail, 1996) y, en 2004, Gmail popularizó los buzones de gran capacidad y la búsqueda como forma de encontrar mensajes.

Partes de una dirección de correo

Toda dirección tiene tres elementos fijos:

Reglas prácticas: no lleva espacios ni tildes, en la práctica no distingue mayúsculas de minúsculas y admite letras, números, puntos y guiones. Una sola letra mal escrita hace que el mensaje no llegue o que llegue a otra persona. Las direcciones con dominio propio (nombre@empresa.com) transmiten más confianza que las de un servicio gratuito.

Partes de un mensaje

• De: la dirección del remitente.
• Para: el destinatario o destinatarios principales, los que deben leer y, si procede, responder.
• CC (con copia): personas a las que se informa; todos los destinatarios ven quién está en copia.
• CCO (con copia oculta): destinatarios cuya dirección no ven los demás. Es lo correcto en envíos a muchas personas que no se conocen entre sí.
• Asunto: una línea que resume el contenido y permite encontrar el mensaje después.
• Cuerpo: saludo, texto y despedida.
• Firma: nombre, cargo o curso y, si procede, teléfono u otros datos de contacto.
• Adjuntos: archivos que acompañan al mensaje. Los proveedores ponen un límite de tamaño, normalmente de unas decenas de megas; para archivos mayores se comparte un enlace a la nube.

Cómo funciona por dentro

El correo usa una arquitectura cliente-servidor y varios protocolos estándar, es decir, reglas comunes que permiten que un mensaje enviado desde Gmail llegue sin problema a una cuenta de Outlook o de una universidad.

Así viaja un mensaje desde que pulsas «Enviar»:

1. Tu programa de correo (el cliente, que puede ser una app o el navegador) entrega el mensaje al servidor SMTP de tu proveedor.
2. Ese servidor mira el dominio del destinatario y pregunta al sistema DNS qué servidor recibe el correo de ese dominio (el llamado registro MX).
3. Se conecta con ese servidor y le transmite el mensaje por SMTP. El receptor comprueba, entre otras cosas, si el remitente parece legítimo y si el mensaje tiene pinta de spam.
4. El mensaje se guarda en el buzón del destinatario.
5. El destinatario lo lee con IMAP, POP3 o el correo web. Si responde, el camino se recorre al revés.

Todo esto suele tardar segundos. Si el mensaje no puede entregarse, llega un aviso automático de «mensaje no entregado»: casi siempre se debe a una errata en la dirección o a un buzón lleno.

Tipos de servicio de correo

• Correo web (webmail): se usa desde el navegador sin instalar nada. Ejemplos: Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail, Proton Mail o iCloud Mail.
• Clientes de escritorio y móviles: programas como Outlook, Thunderbird o Mail de Apple, que se conectan a uno o varios buzones mediante IMAP o POP3.
• Correo corporativo o institucional: el de empresas, colegios y universidades, con dominio propio y gestionado por la organización, a menudo mediante servicios como Microsoft 365 o Google Workspace.

Cómo crear una cuenta de correo, paso a paso

El proceso es parecido en todos los proveedores gratuitos:

1. Elige proveedor según lo que valores: integración con el móvil, espacio, privacidad o el que ya use tu centro de estudios.
2. Entra en la página de registro escribiendo tú mismo la dirección oficial del servicio, no desde un enlace recibido.
3. Escribe tu nombre y elige el nombre de usuario. Para uso profesional, lo más limpio es nombre y apellido (nombre.apellido), evitando apodos y fechas de nacimiento.
4. Crea una contraseña larga y única, que no uses en ningún otro sitio. Una frase de varias palabras es más fácil de recordar y más difícil de adivinar.
5. Añade un teléfono o un correo de recuperación. Sin ellos, perder la contraseña puede significar perder la cuenta.
6. Activa la verificación en dos pasos desde los ajustes de seguridad.
7. Configura la firma y añade la cuenta al móvil si lo vas a usar allí.

Cómo escribir un correo formal: ejemplo resuelto

Situación. Supongamos que Marcos, estudiante de 1.º de Bachillerato, ha faltado a un examen de Historia por una consulta médica y quiere pedir a su profesora una fecha para recuperarlo.

Primer borrador (mal): asunto vacío y cuerpo «hola profe, no fui al examen xq tenía medico, cuando lo hago?? gracias». Falta saludo correcto, no dice quién es ni de qué grupo, no adjunta justificante y el tono es demasiado informal para el contexto (repasa la diferencia entre lenguaje formal e informal).

Paso 1: asunto concreto. «Recuperación del examen de Historia del 14 de marzo (1.º B)». Quien lo recibe sabe de qué va sin abrirlo.

Paso 2: saludo adecuado. «Buenos días, Ana:» o «Estimada Ana:». En español, tras el saludo de una carta o un correo se escriben dos puntos, no coma.

Paso 3: quién eres y qué ha pasado, en una o dos frases.

Paso 4: la petición, clara. Una pregunta concreta se responde antes que una vaga.

Paso 5: adjunto y cierre. Mencionar el adjunto (y adjuntarlo de verdad), agradecer y firmar.

Versión final:

Asunto: Recuperación del examen de Historia del 14 de marzo (1.º B)

Buenos días, Ana:

Soy Marcos Ruiz, de 1.º B. El jueves 14 no pude hacer el examen de Historia porque tenía una cita médica; le adjunto el justificante.

¿Podría indicarme si es posible hacerlo otro día y, en ese caso, cuándo le vendría bien?

Muchas gracias.

Un saludo,
Marcos Ruiz
1.º B de Bachillerato

Tiene unas sesenta palabras y contiene todo lo necesario. Si buscas más modelos para otras situaciones, tienes una colección de ejemplos de correos electrónicos formales.

Plantilla para copiar y adaptar

Asunto: [Tema concreto] + [fecha, referencia o curso]

[Buenos días / Estimado/a] [nombre]:

[Quién eres y por qué escribes, en una frase.]

[Contexto imprescindible, en una o dos frases.]

[Petición concreta, mejor como pregunta.] [Mención del adjunto, si lo hay.]

[Agradecimiento.]

Un saludo,
[Nombre y apellidos]
[Cargo, curso o empresa] · [teléfono, si procede]

Lista de comprobación antes de pulsar «Enviar»

• ¿El asunto dice de qué trata el mensaje?
• ¿La dirección del destinatario está bien escrita? ¿Es la persona correcta?
• ¿Las personas en CC necesitan de verdad estar informadas? ¿Debería alguien ir en CCO?
• ¿Se entiende qué pides en la primera lectura?
• ¿Has adjuntado lo que mencionas en el texto?
• ¿Has revisado ortografía, tildes y el nombre del destinatario?
• ¿Lo enviarías igual si mañana lo leyera alguien más? El correo deja rastro.

Correo electrónico frente a mensajería instantánea

Errores frecuentes y cómo corregirlos

• Poner a todo el mundo en CC en un envío masivo. Expone las direcciones de personas que no se conocen y facilita el spam; además, puede chocar con la normativa de protección de datos. Corrección: usa CCO o una herramienta de envío de boletines.
• «Responder a todos» sin necesidad. Llena bandejas ajenas. Corrección: responde solo a quien necesita la respuesta.
• Asuntos vacíos o del tipo «Hola» o «Duda». Corrección: resume el contenido en el asunto.
• Decir «te adjunto» y olvidar el archivo. Corrección: adjunta antes de redactar; muchos programas avisan si lo olvidas.
• Enviar información sensible sin protección (contraseñas, copias del DNI, datos de salud). Corrección: usa canales seguros o cifrado, y pregunta antes si es realmente necesario enviarla.
• Usar la dirección de la adolescencia para buscar trabajo. Corrección: crea una dirección sobria con tu nombre.

Seguridad: phishing, spam y cómo proteger la cuenta

El correo es una de las puertas de entrada preferidas de los ciberdelincuentes. Las amenazas más comunes son:

• Phishing: mensajes que imitan a un banco, una empresa de paquetería, Hacienda o la propia plataforma de correo para que pulses un enlace e introduzcas tus datos.
• Adjuntos maliciosos: documentos o comprimidos que instalan malware al abrirlos.
• Fraude del directivo o del proveedor: alguien suplanta a un jefe o a un proveedor y pide una transferencia urgente o un cambio de cuenta.
• Spam: publicidad masiva no solicitada. En España, la Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información (LSSI) prohíbe enviar comunicaciones comerciales por correo que no hayan sido solicitadas o autorizadas expresamente, salvo cuando existe una relación contractual previa y se trata de productos similares.

Señales de alarma: el remitente real no coincide con el nombre que aparece, el enlace apunta a un dominio distinto del oficial (pasa el ratón por encima sin pulsar), hay prisa o amenazas («su cuenta se cerrará en 24 horas»), faltas de redacción y peticiones de datos que una entidad seria nunca pide por correo.

Medidas básicas:

• Activar la verificación en dos pasos.
• Usar contraseñas distintas en cada servicio; un gestor de contraseñas ayuda.
• Entrar en la web del banco o del organismo escribiendo la dirección a mano, nunca desde el enlace del correo.
• No abrir adjuntos inesperados, aunque parezcan de alguien conocido, y mantener actualizado el sistema y el antivirus.
• En dominios propios, configurar SPF, DKIM y DMARC, tres mecanismos que permiten a los servidores comprobar que un mensaje procede realmente de quien dice.

En España, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) publica avisos sobre campañas de fraude en curso y atiende consultas en el teléfono gratuito 017. Para cifrar mensajes de extremo a extremo existen los estándares OpenPGP y S/MIME, y servicios que lo integran. Si te interesa ir más allá, repasa las pautas de privacidad digital.

Ejercicios resueltos

Preguntas frecuentes

Referencias

• Real Academia Española y Asociación de Academias de la Lengua Española (2005). Diccionario panhispánico de dudas, entrada «e-mail».
• Klensin, J. (2008). RFC 5321: Simple Mail Transfer Protocol. Internet Engineering Task Force.
• Kurose, J. F. y Ross, K. W. Redes de computadoras: un enfoque descendente. Pearson.
• Tanenbaum, A. S. y Wetherall, D. J. Redes de computadoras. Pearson.
• Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico. Boletín Oficial del Estado, núm. 166.
• Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE). Oficina de Seguridad del Internauta: avisos y guías sobre fraudes por correo electrónico.