Análisis de puestos: qué es, métodos y para qué sirve

El análisis de puestos es el proceso mediante el cual una organización recopila, estudia y documenta de forma sistemática la información sobre un puesto de trabajo: qué tareas incluye, en qué condiciones se desempeña y qué conocimientos, habilidades y actitudes exige a quien lo ocupa. Es la base sobre la que se apoyan casi todas las decisiones de recursos humanos, desde contratar hasta fijar un salario justo.

¿Qué es el análisis de puestos?

Se trata de una técnica de la gestión de personas que estudia el puesto, no a la persona que lo ocupa. Su objetivo es responder con datos a preguntas como: ¿qué se hace exactamente en este puesto?, ¿con qué medios y con quién se trabaja?, ¿qué formación o experiencia hacen falta? y ¿cuál es su contribución a los objetivos de la empresa?

El resultado habitual son dos documentos complementarios:

Descripción del puesto: recoge el contenido del trabajo (denominación, misión, funciones, responsabilidades, relaciones jerárquicas y condiciones de trabajo).
Perfil o especificación del puesto: recoge los requisitos que debe reunir el ocupante (formación, experiencia, competencias, idiomas, aptitudes físicas, etc.).

Información que se recoge

Identificación: nombre del puesto, departamento, a quién reporta y a quién supervisa.
Misión y funciones: tareas principales y secundarias, frecuencia y grado de dificultad.
Responsabilidades: sobre personas, dinero, equipos, información confidencial o resultados.
Condiciones del entorno: horario, desplazamientos, riesgos laborales, esfuerzo físico o mental.
Requisitos: estudios, experiencia, conocimientos técnicos, competencias y certificaciones.

Métodos para analizar un puesto

Método	En qué consiste	Ventaja	Limitación
Observación directa	El analista observa al trabajador mientras desempeña sus tareas.	Información real y de primera mano.	Poco útil en puestos mentales o de ciclo largo.
Entrevista	Se conversa con el ocupante y con su responsable.	Permite profundizar y aclarar dudas.	Consume tiempo; puede haber sesgos.
Cuestionario	Formulario estructurado que rellenan los ocupantes.	Económico para muchos puestos.	Respuestas superficiales o idealizadas.
Diario o registro de actividades	El trabajador anota lo que hace durante un periodo.	Detalle de tiempos y frecuencias.	Exige disciplina y puede ser inexacto.
Incidentes críticos	Se recopilan situaciones que marcaron un buen o mal desempeño.	Identifica comportamientos clave.	No describe el puesto completo.
Cuestionarios estandarizados	Instrumentos como el Position Analysis Questionnaire (PAQ) de McCormick.	Comparables entre puestos.	Requieren formación para aplicarse.

En la práctica lo habitual es combinar varios métodos para contrastar la información.

Cómo se realiza paso a paso

Definir el objetivo: reclutamiento, evaluación, retribución, formación o rediseño organizativo.
Seleccionar los puestos que se van a analizar y comunicar el proceso a la plantilla.
Elegir los métodos de recogida de datos.
Recopilar la información con ocupantes, mandos y, si procede, clientes internos.
Redactar la descripción y el perfil del puesto.
Validar el resultado con el ocupante y su responsable.
Actualizar periódicamente, porque los puestos cambian con la tecnología y la organización.

Para qué sirve

Reclutamiento y selección: permite redactar ofertas precisas y definir criterios de evaluación de candidatos.
Valoración de puestos y retribución: sirve para comparar puestos y establecer estructuras salariales equitativas.
Formación y desarrollo: detecta las carencias entre lo que exige el puesto y lo que domina la persona.
Evaluación del desempeño: ofrece criterios objetivos con los que medir resultados.
Prevención de riesgos laborales: identifica las condiciones peligrosas de cada puesto.
Diseño organizativo: detecta duplicidades, vacíos de responsabilidad y cargas de trabajo desiguales.

Ejemplo práctico

Una cadena de supermercados quiere cubrir la vacante de «responsable de sección de frescos». Tras observar el trabajo y entrevistar a los responsables actuales, redacta una descripción que incluye: gestionar pedidos a proveedores, controlar caducidades y mermas, supervisar a un equipo de cinco personas y cumplir la normativa de seguridad alimentaria. El perfil exige formación en comercio o similar, dos años de experiencia en retail y manejo de herramientas de gestión de stock. Con esa información, el anuncio atrae a candidatos adecuados y la entrevista se centra en lo que realmente importa.

Diferencias con conceptos próximos

Análisis frente a descripción de puestos: el análisis es el proceso de investigación; la descripción es uno de sus productos.
Análisis de puestos frente a evaluación del desempeño: el primero estudia el puesto; la segunda mide cómo lo desempeña una persona concreta.

Ventajas y limitaciones

Entre sus ventajas están la objetividad en las decisiones de personal, la mejora de la equidad interna y una mejor planificación de plantillas. Entre sus limitaciones, el coste en tiempo y el riesgo de que la descripción se quede obsoleta o encorsete en exceso al trabajador si no se revisa. Conviene redactar las funciones con cierta flexibilidad e incluir siempre una cláusula del tipo «y otras tareas afines al puesto».

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre descripción del puesto y perfil del puesto?

La descripción detalla qué se hace en el puesto (funciones, responsabilidades y condiciones), mientras que el perfil indica qué debe reunir la persona que lo ocupa (formación, experiencia y competencias).

¿Quién debe realizar el análisis de puestos?

Suele encargarse el departamento de recursos humanos o un consultor externo, con la colaboración de los ocupantes del puesto y de sus responsables directos, que son quienes mejor conocen el trabajo real.

¿Cada cuánto tiempo hay que actualizarlo?

No hay un plazo legal fijo. Se recomienda revisarlo cuando cambian las funciones, la tecnología o la estructura de la empresa, y como mínimo cada uno o dos años.

¿Qué método de análisis es el mejor?

Ninguno es el mejor en todos los casos. La observación funciona en tareas manuales, la entrevista en puestos complejos y el cuestionario en grandes plantillas; combinar varios aumenta la fiabilidad.

¿Sirve también para las pequeñas empresas?

Sí. En una pyme puede ser un proceso sencillo, con fichas breves por puesto, y aun así ayuda a contratar mejor, repartir tareas y evitar solapamientos.

Referencias

Dessler, G. Administración de recursos humanos. Pearson Educación.
Chiavenato, I. Administración de recursos humanos: el capital humano de las organizaciones. McGraw-Hill.
McCormick, E. J., Jeanneret, P. R. y Mecham, R. C. (1972). «A study of job characteristics and job dimensions as based on the Position Analysis Questionnaire (PAQ)». Journal of Applied Psychology.

Más información en: recursos humanos, descripción de puestos, reclutamiento de personal, evaluación del desempeño y organigrama.

Cómo citar este artículo

Equipo de Conceptualia. (2023). «Análisis de puestos». Conceptualia. https://conceptualia.es/cultura-y-sociedad/empresas-y-negocios/analisis-de-puestos/

Sobre el autor

Conceptualia — El equipo editorial de Conceptualia redacta y revisa cada concepto para que sea claro, riguroso y útil, con ejemplos y ejercicios cuando ayudan a entenderlo.