Administración

La administración es la disciplina y la práctica que se ocupa de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de una organización para alcanzar objetivos concretos con el menor coste posible. Se aplica a empresas, administraciones públicas, hospitales, ONG o cooperativas, y es la base sobre la que se construye cualquier gestión eficaz. Conocerla permite entender por qué unas organizaciones prosperan y otras se desordenan.

¿Qué es la administración?

La administración es el proceso mediante el cual se coordinan personas, dinero, materiales, información y tiempo para lograr unos fines definidos de forma eficiente (usando bien los recursos) y eficaz (cumpliendo los objetivos). No es lo mismo hacer las cosas bien que hacer las cosas correctas: un buen administrador busca ambas cosas a la vez.

La palabra procede del latín administrare, formada por ad (hacia) y ministrare (servir, gestionar), de modo que en origen alude a quien sirve o gestiona algo que pertenece a otros. Hoy se emplea como sinónimo de gestión, aunque algunos autores reservan «gerencia» o «dirección» para el nivel más alto de la organización.

Características de la administración

• Universalidad: existe en cualquier organización que tenga recursos limitados y metas que cumplir.
• Carácter instrumental: no es un fin en sí misma, sino un medio para lograr los objetivos de la organización.
• Unidad temporal: sus fases se dan de forma simultánea; mientras se ejecuta un plan ya se está controlando y replanificando.
• Interdisciplinariedad: se apoya en la economía, la psicología, la sociología, el derecho y la contabilidad.
• Flexibilidad: sus principios se adaptan al tamaño, el sector y la cultura de cada organización.

Las funciones de la administración: el proceso administrativo

El llamado proceso administrativo agrupa cuatro funciones que se repiten de forma cíclica.

Planificación

Consiste en fijar objetivos y decidir las acciones para lograrlos. Incluye el diagnóstico de la situación, la definición de la misión, la elaboración de presupuestos y la elección de estrategias. Una empresa de reparto que quiere entregar en menos de 24 horas debe planificar rutas, flota y turnos antes de prometerlo a sus clientes.

Organización

Supone diseñar la estructura: qué tareas existen, quién las hace, de quién depende cada persona y cómo se coordinan los departamentos. El resultado habitual es un organigrama, junto con descripciones de puestos y procedimientos.

Dirección

Es la función que pone en marcha a las personas: liderazgo, motivación, comunicación y toma de decisiones. Un directivo que explica con claridad el porqué de un cambio obtiene más compromiso que uno que se limita a dar órdenes.

Control

Compara los resultados reales con lo previsto, detecta desviaciones y aplica medidas correctoras. Los cuadros de mando, las auditorías y los indicadores clave de rendimiento son herramientas típicas de esta fase.

Henri Fayol, en 1916, describió cinco funciones (prever, organizar, mandar, coordinar y controlar); la versión de cuatro funciones es la más extendida en los manuales actuales.

Evolución y enfoques de la administración

Taylor publicó Los principios de la administración científica en 1911, y los estudios de Hawthorne dirigidos por Mayo, en las décadas de 1920 y 1930, abrieron la puerta al enfoque humanista. Después llegaron la teoría de sistemas, la calidad total y la gestión digital.

Áreas funcionales de la administración

• Producción y operaciones: fabricación o prestación del servicio.
• Finanzas: obtención y uso del dinero, control de costes y liquidez.
• Marketing y ventas: relación con el mercado y los clientes.
• Recursos humanos: selección, formación, retribución y clima laboral.

Niveles y roles directivos

Se suele distinguir entre alta dirección (estrategia), mandos intermedios (coordinación y puesta en práctica) y supervisores (control operativo diario). Henry Mintzberg, en 1973, describió diez roles del directivo agrupados en interpersonales, informativos y decisorios, lo que muestra que el trabajo real de dirigir es más fragmentado de lo que sugiere el esquema teórico.

Importancia de la administración

Una buena administración reduce el desperdicio, aclara responsabilidades, mejora la toma de decisiones y permite responder con rapidez a los cambios del mercado. También sostiene la competitividad: dos empresas con los mismos recursos pueden obtener resultados muy distintos según cómo los gestionen.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Chiavenato, I. Introducción a la teoría general de la administración. McGraw-Hill.
• Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice, M. Elementos de administración. McGraw-Hill.
• Drucker, P. F. The Practice of Management. Harper & Brothers, 1954.
• Fayol, H. Administration industrielle et générale, 1916.

Conceptos relacionados: planificación, organización, liderazgo, control y gerente general.