Gestionar

Gestionar es llevar a cabo las acciones necesarias para conseguir un resultado, administrando de forma ordenada los recursos disponibles: personas, dinero, tiempo, información y materiales. En el ámbito empresarial, gestionar significa planificar, organizar, dirigir y controlar una organización, un proyecto o un proceso para alcanzar objetivos previamente definidos.

¿Qué significa gestionar?

El verbo gestionar deriva de gestión, que procede del latín gestio, -onis («acción de llevar a cabo»), a su vez relacionado con gerere: «llevar», «hacer», «conducir». La Real Academia Española lo define como ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de una empresa, actividad económica u organismo, y también como realizar trámites para resolver un asunto. De ahí los dos usos habituales: gestionar una empresa (dirigirla) y gestionar un permiso (tramitarlo).

Gestionar no es lo mismo que mandar. Peter Drucker, uno de los grandes teóricos del management, afirmaba en La práctica de la gerencia (1954) que el directivo debe conseguir resultados a través de otras personas, y proponía la dirección por objetivos como método para alinear el trabajo de todos con las metas de la organización.

Las funciones de la gestión

Henri Fayol (1916) describió cinco elementos de la administración: prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. La tradición posterior los simplificó en cuatro funciones, que forman un ciclo continuo:

Este ciclo conecta con el conocido método de mejora continua PDCA (planificar, hacer, verificar y actuar), popularizado por W. Edwards Deming.

Tipos de gestión

• Gestión empresarial o administrativa: conduce la organización en su conjunto.
• Gestión de proyectos: planifica y controla actividades con un inicio, un final y un presupuesto concretos.
• Gestión de recursos humanos: selección, formación, evaluación y retribución del personal.
• Gestión financiera: obtención y uso del dinero, tesorería y rentabilidad.
• Gestión de la calidad: sistemas que garantizan productos y servicios conformes a requisitos, como la norma ISO 9001.
• Gestión del tiempo: priorización de tareas y uso eficaz de la jornada.
• Gestión del conocimiento: captura y reutilización de la experiencia acumulada por la organización.
• Gestión pública: administración de organismos y servicios de interés general.

Herramientas habituales de gestión

• Planificación estratégica, que fija misión, visión, objetivos y estrategias a largo plazo.
• Análisis FODA, para evaluar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
• Cuadro de mando integral (Balanced Scorecard), propuesto por Kaplan y Norton en 1992, que traduce la estrategia en indicadores financieros y no financieros.
• Objetivos SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo, difundidos por George Doran en 1981.
• Diagramas de Gantt y metodologías ágiles como Scrum o Kanban en proyectos.
• Software de gestión: ERP, CRM y herramientas de colaboración.

Gestión eficaz y eficiente

Una gestión eficaz consigue los objetivos propuestos; una gestión eficiente los consigue con el mínimo de recursos. Lo deseable es combinar ambas: lograr los resultados adecuados con un uso inteligente de los medios. Drucker lo resumía diciendo que la eficiencia es hacer bien las cosas y la eficacia, hacer las cosas correctas.

Ejemplo: gestionar la apertura de una tienda

1. Planificar: definir presupuesto, ubicación, productos y fecha de apertura.
2. Organizar: contratar al personal, elegir proveedores y repartir responsabilidades.
3. Dirigir: formar al equipo, comunicar los estándares de atención al cliente y motivarlo.
4. Controlar: revisar semanalmente ventas, márgenes y satisfacción, y corregir desviaciones.

Importancia de una buena gestión

Una buena gestión permite aprovechar mejor los recursos, reducir costes y riesgos, tomar decisiones con información fiable, mantener motivado al equipo y responder con rapidez a los cambios del mercado. Por el contrario, muchas empresas con buenos productos fracasan por una mala gestión de su tesorería, de sus inventarios o de sus equipos. Conceptos relacionados son la administración de empresas, la planificación y la dirección y liderazgo.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Fayol, H. (1916). Administration industrielle et générale. Dunod.
• Drucker, P. F. (1954). The Practice of Management. Harper & Brothers.
• Kaplan, R. S. y Norton, D. P. (1996). The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business School Press.