Kanban

Kanban es un método de gestión visual del trabajo que limita la cantidad de tareas en curso para que fluyan de principio a fin sin atascos. Nació en las fábricas de Toyota como sistema de señales para producir solo lo necesario y hoy se aplica también en el desarrollo de software, el marketing, los servicios y la gestión personal de proyectos.

¿Qué es Kanban?

La palabra japonesa 看板 (kanban) significa «cartel», «letrero» o «señal visible», y de ahí «tarjeta». En la fábrica, una tarjeta kanban es una orden que acompaña a los materiales y autoriza producir o reponer una cantidad concreta. Cuando se consume un contenedor de piezas, la tarjeta vuelve al puesto anterior y funciona como señal de que hay que fabricar más.

Existen, en realidad, dos usos del término:

• Kanban de producción (Toyota): un sistema de tarjetas para controlar el inventario en un sistema de arrastre (pull).
• Método Kanban de gestión del conocimiento y del trabajo: adaptación formulada por David J. Anderson a partir de 2004 y recogida en su libro Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business (2010), basada en tableros visuales y límites de trabajo en curso.

Origen

El sistema fue desarrollado por el ingeniero Taiichi Ohno en Toyota Motor Company a lo largo de los años cuarenta y cincuenta, como pilar del Sistema de Producción Toyota y del principio just in time («justo a tiempo»). Ohno se inspiró, según contó él mismo, en la forma en que los supermercados estadounidenses reponen los estantes cuando el cliente retira un producto. El objetivo era eliminar el exceso de inventario, uno de los desperdicios (muda) que identificaba el sistema.

Cómo funciona un tablero Kanban

Un tablero Kanban representa el proceso de trabajo en columnas. Un tablero sencillo tiene tres: Por hacer, En curso y Hecho. Cada tarea es una tarjeta que avanza de izquierda a derecha. Los equipos suelen añadir columnas propias (por ejemplo, «En revisión» o «Pendiente de cliente») que reflejen su proceso real.

Lo que distingue a Kanban de una simple lista de tareas es el límite de trabajo en curso (WIP, work in progress): cada columna admite un número máximo de tarjetas. Si la columna «En curso» tiene un límite de tres y ya hay tres tarjetas, nadie empieza otra hasta terminar una. Así se descubren los cuellos de botella y se evita que el equipo se disperse.

Principios y prácticas del método Kanban

1. Visualizar el flujo de trabajo, de modo que todo el equipo vea qué se está haciendo.
2. Limitar el trabajo en curso, para terminar antes de empezar.
3. Gestionar el flujo, observando dónde se acumulan las tareas.
4. Hacer explícitas las políticas, como qué significa que una tarea esté «hecha».
5. Implantar ciclos de retroalimentación, con reuniones breves de seguimiento y revisión.
6. Mejorar de manera colaborativa y evolutiva, con cambios pequeños y medidos.

Métricas habituales

• Plazo de entrega (lead time): tiempo desde que se pide una tarea hasta que se entrega.
• Tiempo de ciclo (cycle time): tiempo desde que se empieza a trabajar en ella hasta que termina.
• Rendimiento (throughput): número de tareas terminadas por unidad de tiempo.
• Trabajo en curso (WIP): tareas abiertas en un momento dado.

Estas variables se relacionan mediante la ley de Little: el trabajo en curso es igual al rendimiento multiplicado por el tiempo medio de ciclo. Por tanto, si se reduce el WIP, el tiempo de ciclo baja.

Kanban frente a Scrum

Ventajas y desventajas

Ventajas

• Fácil de empezar: basta una pizarra con notas adhesivas o una herramienta digital como Trello, Jira o Microsoft Planner.
• Mejora la visibilidad y la comunicación del equipo.
• Reduce los tiempos de espera y detecta cuellos de botella.
• Se adapta a cambios de prioridad sin rehacer la planificación.

Desventajas

• Sin disciplina en los límites WIP, el tablero se convierte en un listado de pendientes.
• Al no tener plazos fijos como los sprints, puede faltar sensación de urgencia.
• Un tablero complejo y desactualizado pierde utilidad.

Ejemplos de uso

• Industria: Toyota y muchos proveedores de automoción lo emplean para reponer componentes en las líneas de montaje (véase proceso de producción).
• Desarrollo de software: equipos de mantenimiento y soporte que reciben peticiones continuas.
• Marketing y contenidos: un tablero con columnas «Ideas», «Redacción», «Revisión» y «Publicado».
• Vida personal: el método «personal kanban» de Jim Benson para organizar tareas propias.

Cómo implantarlo en cinco pasos

1. Dibuja el proceso real que sigue una tarea desde que entra hasta que se entrega.
2. Crea una columna por fase y una tarjeta por tarea.
3. Fija límites de trabajo en curso razonables.
4. Revisa el tablero a diario con una reunión breve.
5. Mide tiempos de ciclo y ajusta los límites y el proceso.

Para ampliar: just in time, metodologías ágiles, lean manufacturing y cadena de suministro.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Ohno, T. (1988). Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. Productivity Press.
• Anderson, D. J. (2010). Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business. Blue Hole Press.
• Womack, J. P. y Jones, D. T. Lean Thinking. Simon & Schuster.