Planeación en Administración

La planeación (o planificación) en administración es la primera fase del proceso administrativo: consiste en fijar los objetivos de la organización y decidir con antelación qué acciones, recursos y plazos son necesarios para alcanzarlos. Es el puente entre la situación actual de la empresa y el lugar al que quiere llegar.

¿Qué es la planeación en administración?

Henri Fayol, en Administración industrial y general (1916), situó la previsión como primer elemento de la administración junto con organizar, mandar, coordinar y controlar. Hoy el proceso administrativo suele resumirse en cuatro funciones: planificar, organizar, dirigir y controlar. La planeación es la que da sentido a las demás, porque sin objetivos claros no hay nada que organizar, dirigir ni medir.

Peter Drucker contribuyó con la dirección por objetivos, que popularizó en La gerencia de empresas (1954): los objetivos se fijan de forma compartida y se evalúan por resultados. En España se prefiere el término «planificación», mientras que «planeación» es más usual en América Latina.

Principios de la planeación

• Precisión: los planes deben expresarse con objetivos concretos y medibles.
• Flexibilidad: han de poder adaptarse a cambios imprevistos.
• Unidad: todos los planes de la empresa deben ser coherentes entre sí.
• Racionalidad: se basan en datos y análisis, no en intuiciones.
• Participación: implicar a quienes los ejecutarán mejora la aceptación y la calidad del plan.

Etapas del proceso de planeación

1. Diagnóstico: analizar el entorno y la situación interna, por ejemplo con un análisis DAFO.
2. Definición de objetivos: establecer qué se quiere lograr, cuándo y en qué medida.
3. Identificación de alternativas: estudiar las distintas vías para alcanzar los objetivos.
4. Evaluación y elección: comparar alternativas según coste, riesgo y beneficio esperado.
5. Elaboración del plan: detallar acciones, responsables, plazos, recursos y presupuesto.
6. Implementación: poner el plan en marcha.
7. Control y retroalimentación: comparar resultados con lo previsto y corregir desviaciones.

Una regla muy útil para formular objetivos es el método SMART, atribuido a George T. Doran (1981): específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo definido.

Tipos de planeación

Según el nivel y el horizonte temporal

Según su uso

• Planes permanentes: se aplican repetidamente. Son las políticas, los procedimientos y las reglas.
• Planes de uso único: se diseñan para una situación concreta. Son los programas, los proyectos y los presupuestos.

Importancia de la planeación

• Orienta a toda la organización hacia los mismos objetivos.
• Reduce la incertidumbre y anticipa problemas.
• Optimiza el uso de recursos escasos.
• Proporciona criterios para el control, porque lo planificado sirve de referencia.
• Mejora la coordinación entre departamentos.

Ejemplo práctico

Una cadena de cafeterías quiere pasar de cinco a ocho locales en tres años. En la planeación estratégica define el objetivo y las ciudades prioritarias. A nivel táctico, el departamento de expansión prepara cada año un presupuesto de inversión y un calendario de aperturas. En el nivel operativo, cada gerente planifica la contratación y la formación de su equipo cuatro semanas antes de la apertura. Todo ello se revisa trimestralmente con indicadores como ventas por local o plazo de recuperación de la inversión.

Limitaciones y errores comunes

• Hacer planes demasiado rígidos que no admiten ajustes.
• Fijar objetivos vagos o no medibles.
• Planificar sin implicar a quienes deben ejecutar el plan.
• Basarse en información incompleta o desactualizada.
• No dar seguimiento: un plan que no se controla se queda en un documento.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Fayol, H. Administración industrial y general, 1916.
• Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice, M. Administración: una perspectiva global y empresarial. McGraw-Hill.
• Drucker, P. F. The Practice of Management. Harper & Brothers, 1954.

Conceptos relacionados: estrategia, proceso administrativo, análisis DAFO, presupuesto y control administrativo.