Planeación

La planeación es la función administrativa que consiste en definir los objetivos de una organización y decidir con antelación las acciones, los recursos y los plazos necesarios para alcanzarlos. Es el primer paso del proceso administrativo y la base sobre la que se apoyan la organización, la dirección y el control.

¿Qué es la planeación?

Planear es anticiparse: pensar hoy qué se quiere lograr mañana y cómo hacerlo. Henri Fayol la consideraba el eje de la administración y la resumía en el verbo «prever», es decir, estudiar el futuro y trazar el programa de acción. En España es más habitual el término planificación, mientras que planeación es la forma preferida en buena parte de Latinoamérica; ambos se usan con el mismo sentido en la teoría de la administración.

Un plan responde a preguntas básicas: qué se quiere conseguir, por qué, quién lo hará, con qué medios, cuándo y cómo se comprobará el resultado.

Características

• Orientada al futuro: trata con la incertidumbre y se basa en previsiones.
• Racional y sistemática: parte de datos y análisis, no de la improvisación.
• Selecciona entre alternativas: implica decidir qué se hace y qué se deja de hacer.
• Continua y flexible: se revisa y ajusta cuando cambian las circunstancias.
• Presente en todos los niveles: desde la alta dirección hasta los jefes de equipo.
• Medible: fija metas verificables que permiten luego el control.

Etapas del proceso de planeación

1. Diagnóstico de la situación: análisis del entorno y de la propia organización, por ejemplo con un DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades).
2. Definición de objetivos: concretar qué se quiere lograr. Un criterio muy usado es que sean SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo.
3. Premisas de planeación: supuestos sobre el entorno que condicionan el plan, como la inflación o la evolución del mercado.
4. Elaboración de alternativas y elección: evaluar las opciones y seleccionar la más adecuada.
5. Formulación de planes derivados y presupuestos: traducir la decisión en programas, responsables y cifras.
6. Implantación, seguimiento y evaluación: ejecutar el plan, medir avances y corregirlo.

Tipos de planeación

Según el nivel y el alcance

Existe además la planeación contingente, que prepara respuestas alternativas ante escenarios adversos, y la planeación por escenarios, que explora varios futuros posibles.

Según su permanencia

• Planes permanentes: se usan de forma repetida. Incluyen las políticas (guías generales de decisión), los procedimientos (secuencia de pasos) y las reglas (acciones obligatorias o prohibidas).
• Planes de uso único: se elaboran para una situación concreta, como un programa, un proyecto o un presupuesto.

Elementos de un plan

• Misión: razón de ser de la organización.
• Visión: situación futura deseada.
• Objetivos y metas: resultados concretos y medibles.
• Estrategias: caminos elegidos para lograr los objetivos.
• Recursos y presupuesto: personas, dinero y equipos asignados.
• Indicadores y plazos: medidas con las que se evalúa el avance.

Ejemplo práctico

Una panadería artesanal quiere crecer. En el diagnóstico detecta que su fortaleza es la calidad y su debilidad, la falta de presencia en línea. Se fija el objetivo de aumentar un 15 % las ventas en doce meses abriendo un canal de pedidos por internet. Define las acciones (web, reparto en bicicleta, campaña local), el presupuesto, los responsables y los hitos trimestrales. Cada mes compara las ventas con la previsión y ajusta la campaña si no se alcanza el ritmo marcado.

Ventajas y limitaciones

Ventajas

• Da dirección común y reduce la improvisación.
• Permite usar mejor los recursos y anticipar problemas.
• Facilita la coordinación y la motivación al aclarar metas.
• Es la base del control, porque proporciona los estándares de comparación.

Limitaciones

• Se apoya en previsiones que pueden fallar en entornos muy inestables.
• Puede volverse rígida y burocrática si no se revisa.
• Exige tiempo e información fiable.

Henry Mintzberg, en The Rise and Fall of Strategic Planning (1994), criticó la planificación excesivamente formal y defendió que la estrategia también surge de la experimentación y del aprendizaje.

Importancia

La planeación vincula los recursos con los resultados deseados y orienta la actividad cotidiana. Sin ella, las demás funciones de la administración carecen de rumbo. Se relaciona con el proceso administrativo, la planificación estratégica, el análisis DAFO, los objetivos SMART y el control.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Fayol, H. (1916). Administration industrielle et générale. París: Dunod et Pinat.
• Steiner, G. A. (1979). Strategic Planning: What Every Manager Must Do. Nueva York: Free Press.
• Mintzberg, H. (1994). The Rise and Fall of Strategic Planning. Nueva York: Free Press.