Ejemplos de gastos administrativos y sus cuentas del PGC

Los gastos administrativos son los desembolsos necesarios para dirigir y gestionar una empresa que no están ligados directamente a fabricar ni a vender: el alquiler de la oficina, el sueldo del personal de contabilidad, la gestoría o el material de oficina. Saber identificarlos permite controlar los costes de estructura y calcular la rentabilidad real del negocio. Aquí tienes más de 70 ejemplos ordenados por tipo, con su cuenta habitual del Plan General de Contabilidad (PGC) español.

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos (o de administración) son los costes en que incurre una organización para su funcionamiento general: dirección, contabilidad, recursos humanos, asesoría legal, sistemas informáticos y oficinas centrales. Forman parte de los llamados gastos generales o de estructura.

Conviene saber que el PGC español presenta la cuenta de pérdidas y ganancias por naturaleza del gasto (sueldos, suministros, servicios exteriores…). La clasificación por función (coste de ventas, gastos de distribución y gastos de administración) es la que permite la NIC 1 de las normas internacionales y la que usan muchas empresas en su contabilidad de costes interna.

Características

No se pueden asignar a un producto o servicio concreto: son costes indirectos.
Suelen ser fijos o semifijos: se pagan aunque las ventas bajen.
Benefician a toda la empresa, no a un solo departamento productivo.
Se registran como gasto del ejercicio (no forman parte del coste de las existencias).
Son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades si están contabilizados, justificados con factura, imputados al ejercicio y relacionados con la actividad.

Ejemplos de gastos administrativos

Personal de administración (grupo 64)

Sueldo del director general o gerente (640)
Salarios del personal de contabilidad (640)
Salarios de recursos humanos (640)
Sueldo de recepcionistas y secretarias (640)
Salarios del departamento jurídico interno (640)
Pagas extraordinarias del personal de oficina (640)
Seguridad Social a cargo de la empresa del personal administrativo (642)
Indemnizaciones por despido de personal de oficina (641)
Formación del personal administrativo (649)
Seguro médico colectivo de empleados de oficina (649)
Cheques de comida del personal de administración (649)

Local y oficina (621, 622, 628)

Alquiler de las oficinas centrales (621)
Renting de fotocopiadoras e impresoras (621)
Renting de ordenadores (621)
Alquiler de una plaza de garaje para la dirección (621)
Reparación del aire acondicionado de la oficina (622)
Mantenimiento del ascensor del edificio de oficinas (622)
Pintura y pequeñas reformas de oficina (622)
Mantenimiento de equipos informáticos (622)
Electricidad de la oficina (628)
Agua (628)
Gas o gasóleo de calefacción (628)

Servicios profesionales (623)

Asesoría fiscal y contable
Gestoría laboral (nóminas y seguros sociales)
Auditoría de cuentas
Honorarios de abogados
Notaría
Consultoría de gestión
Servicio de prevención de riesgos laborales ajeno
Delegado de protección de datos externo
Traducciones de documentos legales

Seguros, bancos y tributos (625, 626, 631)

Seguro multirriesgo de la oficina (625)
Seguro de responsabilidad civil de administradores (625)
Ciberseguro (625)
Comisiones de mantenimiento de cuentas (626)
Comisiones por transferencias (626)
Comisiones de avales bancarios (626)
IBI de las oficinas (631)
Tasa municipal de basuras (631)
Impuesto sobre vehículos de tracción mecánica de los coches de dirección (631)
Impuesto sobre Actividades Económicas, si se paga (631)

Material, comunicaciones y otros servicios (629)

Papel, tóner y material de oficina
Sobres, sellos y envíos por correo
Teléfono fijo y móvil
Conexión a internet
Suscripción al programa de contabilidad
Licencias de ofimática en la nube
Correo electrónico corporativo
Dominio web y alojamiento de la intranet
Suscripción a bases de datos jurídicas
Prensa y revistas profesionales
Cuotas de asociaciones empresariales
Viajes y desplazamientos de la dirección
Limpieza de las oficinas
Seguridad y alarma de la sede
Agua embotellada y café para la oficina
Destrucción certificada de documentos
Certificado electrónico de la empresa
Mensajería de documentos

Amortizaciones (680, 681)

Amortización de los ordenadores de oficina (681)
Amortización del mobiliario de oficina (681)
Amortización del edificio de la sede (681)
Amortización del coche de la dirección (681)
Amortización de las licencias de software compradas (680)
Amortización de la web corporativa (680)

Lo que no son gastos administrativos

Gasto	Clasificación correcta
Materias primas	Coste de producción
Salarios de los operarios de fábrica	Coste de producción
Amortización de la maquinaria	Coste de producción
Electricidad de la fábrica	Coste de producción
Comisiones de los comerciales	Gasto de ventas
Publicidad y campañas en redes	Gasto de ventas
Transporte de mercancías a clientes	Gasto de distribución
Ferias comerciales	Gasto de ventas
Intereses de préstamos	Gasto financiero
Impuesto sobre beneficios	Impuesto sobre beneficios

Tipos de gastos administrativos

Fijos: no varían con la actividad (alquiler, sueldos de oficina, seguros).
Variables o semivariables: cambian algo con el volumen (papel, mensajería, teléfono).
Recurrentes: se repiten cada mes o año (gestoría, licencias).
Extraordinarios: puntuales (una indemnización, una reforma de la oficina).
Monetarios y no monetarios: los segundos, como la amortización, no suponen salida de dinero en el ejercicio.

Ejercicios resueltos

★ Practica paso a paso

1. Clasifica en una panadería: harina, auditoría de cuentas, comisión de un comercial, alquiler de la oficina central.

Administrativos: auditoría y alquiler de la oficina. La harina es coste de producción y la comisión, gasto de ventas.

2. Contabiliza una factura de asesoría de 500 € + 21 % de IVA con una retención del 15 % de IRPF.

Debe: 623 Servicios de profesionales independientes 500 € y 472 H.P. IVA soportado 105 €. Haber: 4751 H.P. acreedora por retenciones practicadas 75 € y 410 Acreedores por prestaciones de servicios 530 €.

3. Una empresa vende 600.000 € y tiene 45.000 € de gastos administrativos. ¿Qué porcentaje suponen?

45.000 / 600.000 · 100 = 7,5 % de las ventas.

4. Unos ordenadores de oficina cuestan 2.400 € y se amortizan linealmente en 4 años. ¿Cuál es la cuota anual?

2.400 / 4 = 600 € al año, cargados en la cuenta 681 con abono a la 2817.

5. El alquiler anual de una nave es de 24.000 € y el 25 % de la superficie son oficinas. ¿Qué parte es gasto administrativo?

24.000 · 0,25 = 6.000 €; el resto se imputa a producción o almacén.

6. ¿El sueldo de la responsable de recursos humanos es fijo o variable?

Es un gasto fijo: no depende del volumen de ventas o producción.

Cómo usarlo: importancia de controlar los gastos administrativos

Como no generan ingresos directamente, los gastos administrativos son los primeros que se revisan en un plan de ahorro. Separarlos de los costes de producción y de venta permite calcular el margen de cada producto, preparar un presupuesto realista, conocer el punto de equilibrio y comparar la eficiencia con empresas del sector. Una buena práctica es medirlos como porcentaje de las ventas y revisarlos cada trimestre: contratos de suministros, licencias que nadie usa o servicios duplicados son las fugas más habituales. También son la base para distinguir los costes fijos y variables de la empresa.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre gastos administrativos y gastos de ventas?

Los administrativos sirven para gestionar la empresa en general (oficina, contabilidad, dirección); los de ventas sirven para vender y distribuir (comerciales, publicidad, transporte a clientes).

¿En qué cuentas del PGC se registran?

Según su naturaleza: sueldos en la 640, Seguridad Social en la 642, alquileres en la 621, reparaciones en la 622, asesorías en la 623, seguros en la 625, suministros en la 628, otros servicios en la 629 y amortizaciones en la 680 y 681.

¿Son deducibles los gastos administrativos?

Sí, en el Impuesto sobre Sociedades, siempre que estén contabilizados, justificados con factura, correspondan al ejercicio y estén relacionados con la actividad.

¿Los gastos administrativos son fijos o variables?

La mayoría son fijos o semifijos, como el alquiler o los sueldos de oficina, aunque algunos, como el papel o la mensajería, varían algo con la actividad.

¿Qué porcentaje de gastos administrativos es normal?

Depende del sector y del tamaño de la empresa, por lo que no hay una cifra única. Lo útil es compararlo con años anteriores y con empresas similares.

Referencias

Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades.
Norma Internacional de Contabilidad 1 (NIC 1), Presentación de estados financieros.

Cómo citar este artículo

Equipo de Conceptualia. (2026). «Ejemplos de gastos administrativos». Conceptualia. https://conceptualia.es/ejemplos/ejemplos-de-gastos-administrativos/

Sobre el autor

Conceptualia — El equipo editorial de Conceptualia redacta y revisa cada concepto para que sea claro, riguroso y útil, con ejemplos y ejercicios cuando ayudan a entenderlo.