Presupuesto

El presupuesto es la previsión cuantificada, en términos monetarios, de los ingresos y gastos que una persona, una empresa o una administración espera tener durante un periodo determinado. Sirve para planificar el uso de los recursos, fijar objetivos económicos y, después, controlar si se están cumpliendo mediante la comparación entre lo previsto y lo real.

¿Qué es un presupuesto?

La palabra presupuesto es el participio de «presuponer», es decir, suponer de antemano. En la gestión empresarial es una herramienta de planificación y control: traduce los planes y objetivos de la organización a cifras y asigna recursos a cada área. También se usa el término con otro sentido, el de presupuesto comercial: el documento en el que un profesional o empresa informa a un cliente del precio estimado de un trabajo antes de realizarlo.

Características

• Es una previsión, no un registro de hechos ya ocurridos.
• Está expresado en cifras, normalmente en unidades monetarias.
• Abarca un periodo definido: un mes, un trimestre o un ejercicio completo.
• Vincula objetivos y recursos: cada partida responde a un plan.
• Permite el control mediante el análisis de desviaciones.
• Debe ser realista y flexible, con margen para revisiones.

Tipos de presupuestos

Según el área de la empresa

• Presupuesto de ventas: estima unidades e ingresos a partir de la demanda prevista. Suele ser el punto de partida.
• Presupuesto de producción y de compras: calcula qué fabricar y qué materiales adquirir.
• Presupuesto de gastos: administración, comercial, marketing y personal.
• Presupuesto de tesorería o de caja: prevé cobros y pagos para garantizar la liquidez.
• Presupuesto de inversiones o de capital: planifica compras de activos de larga duración.
• Presupuesto maestro: integra todos los anteriores y desemboca en la cuenta de resultados y el balance previstos.

Según su flexibilidad y método

Según el sector

• Presupuesto privado: el de empresas, familias y entidades sin ánimo de lucro.
• Presupuesto público: el de las administraciones. En España, los Presupuestos Generales del Estado se aprueban cada año mediante una ley en las Cortes Generales.

Etapas para elaborarlo

1. Fijar los objetivos de la empresa a partir de su plan estratégico.
2. Prever las ventas con datos históricos, estudios de mercado y tendencias.
3. Calcular costes e ingresos de cada área.
4. Integrar los presupuestos parciales en el presupuesto maestro.
5. Aprobar y comunicar las cifras a los responsables.
6. Controlar y analizar desviaciones, y corregir.

Ejemplo sencillo

Una panadería prevé vender 6.000 euros al mes. Estima 2.400 euros en harina y otros ingredientes, 1.800 euros en nóminas, 600 euros de alquiler, 200 euros de suministros y 100 euros de gastos varios.

Si a final de mes los ingresos son de 5.400 euros, el análisis de desviaciones mostrará una caída de 600 euros y permitirá actuar sobre ventas o costes.

Importancia del presupuesto

• Permite planificar y asignar recursos con criterio.
• Establece metas medibles y motiva a los responsables.
• Facilita coordinar áreas de la empresa.
• Ayuda a controlar los costes y detectar desviaciones a tiempo.
• Es base para solicitar financiación, ya que bancos e inversores suelen pedir previsiones económicas.

Ventajas y limitaciones

Un buen presupuesto aporta disciplina y visión de futuro, pero tiene riesgos: puede basarse en previsiones erróneas, volverse rígido y fomentar comportamientos poco deseables, como inflar los gastos para no perder asignación. Por eso conviene revisarlo con regularidad y combinarlo con otros instrumentos como el control de gestión y el análisis del flujo de caja. Es útil además distinguir con claridad entre costos y gastos al construirlo.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Horngren, C. T., Sundem, G. L. y Stratton, W. O. Contabilidad administrativa. Pearson.
• Anthony, R. N. y Govindarajan, V. Sistemas de control de gestión. McGraw-Hill.
• Pyhrr, P. A. «Zero-Base Budgeting», Harvard Business Review, 1970.