Orden de compra

La orden de compra es el documento comercial con el que una empresa pide formalmente a un proveedor unos bienes o servicios concretos, en una cantidad, a un precio y con unas condiciones de entrega y pago determinadas. Es el punto de partida documental de cualquier compra organizada: deja por escrito lo que se ha pedido, sirve para comprobar después lo que llega y lo que se factura, y evita malentendidos entre las dos partes.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (también llamada pedido, nota de pedido u hoja de pedido; en inglés, purchase order o PO) es un documento que emite el comprador y que recibe el proveedor. En él se detalla qué se quiere adquirir, cuántas unidades, a qué precio, cuándo y dónde debe entregarse y cómo se pagará.

Desde el punto de vista jurídico, la orden de compra es una propuesta del comprador. Cuando el proveedor la acepta, expresa o tácitamente, ambas partes quedan vinculadas: en derecho español, el contrato se perfecciona por el concurso de la oferta y la aceptación (artículo 1262 del Código Civil). Si la orden responde a un presupuesto previo del proveedor, suele funcionar como la aceptación de esa oferta.

A diferencia de la factura, la orden de compra no es un documento fiscal: no genera obligación de pagar IVA ni sustituye a la factura, pero es la referencia con la que se controla todo el proceso.

Características

• La emite el comprador, normalmente su departamento de compras, y la firma una persona autorizada.
• Tiene un número único que se repetirá en el albarán y en la factura para poder relacionarlos.
• Es detallada: cada artículo aparece con su descripción, cantidad, unidad y precio.
• Fija condiciones de entrega, de pago y, a veces, de calidad o de garantía.
• Es vinculante una vez aceptada; cualquier cambio posterior debería documentarse con una modificación de la orden.
• Puede ser en papel o electrónica; hoy es habitual generarla desde un programa de gestión o ERP.

Partes de una orden de compra

En España, el plazo de pago entre empresas no puede superar los 60 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio, según la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad, y ese límite no puede ampliarse por acuerdo entre las partes.

Tipos de órdenes de compra

• Estándar: una compra puntual con artículos, cantidades, precios y fecha de entrega conocidos.
• Planificada: se conocen los artículos y el precio, pero las entregas se programan en varias fechas a lo largo del tiempo.
• Abierta o marco (blanket order): fija precios y condiciones para un periodo, y el comprador va pidiendo cantidades según las necesite.
• Contractual: establece solo las condiciones generales de la relación; luego se emiten órdenes estándar que remiten a ese acuerdo.
• Nacional o internacional: en las compras al extranjero se añaden la divisa, el Incoterm que reparte gastos y riesgos del transporte y la documentación aduanera.

El ciclo de compra: de la solicitud al pago

La orden de compra es solo un eslabón de una cadena de documentos. Un flujo típico es este:

1. Solicitud de compra (documento interno): un departamento comunica que necesita algo, por ejemplo porque el inventario ha bajado del mínimo.
2. Petición de oferta: compras pide precios a uno o varios proveedores.
3. Presupuesto: el proveedor responde con su oferta, precios y plazos.
4. Orden de compra: el comprador elige la oferta y emite el pedido formal.
5. Confirmación del pedido: el proveedor acepta la orden y confirma la fecha de entrega.
6. Albarán: acompaña a la mercancía y acredita lo que se entrega; el receptor lo firma.
7. Recepción: el almacén comprueba que lo recibido coincide con lo pedido.
8. Factura: el proveedor reclama el pago con el documento fiscal.
9. Pago: tras verificar los documentos, se abona la factura en el plazo pactado.

La conciliación a tres bandas

Antes de pagar, muchas empresas comparan tres documentos: la orden de compra (lo que se pidió), el albarán (lo que llegó) y la factura (lo que se cobra). Si las tres coinciden en artículos, cantidades y precios, la factura se aprueba; si no, se reclama al proveedor. Este control, conocido en inglés como three-way match, evita pagar mercancía que no se ha recibido o a precios distintos de los pactados.

Diferencias entre los documentos

Modelo de orden de compra

Modelo de elaboración propia. Las empresas, los NIF y los importes son ficticios.

ORDEN DE COMPRA n.º OC-0147 · Fecha: 6 de octubre
Comprador: Carpintería Ejemplo, S. L. · NIF B00000000 · Calle Mayor, 1 (Huesca)
Proveedor: Maderas Modelo, S. A. · NIF A00000000
Referencia: presupuesto n.º 2231 del proveedor

Entrega: antes del 15 de octubre, en el taller del comprador, de 8.00 a 14.00; portes a cargo del proveedor.
Pago: transferencia a 30 días desde la recepción de la mercancía.
Observaciones: indicar el número OC-0147 en el albarán y en la factura.
Autoriza: responsable de compras (firma).

Importancia de la orden de compra

• Control del gasto: solo se compra lo aprobado y por quien tiene autorización.
• Prueba documental: si hay una discrepancia o un litigio, demuestra qué se pidió y en qué condiciones.
• Coordinación: almacén, contabilidad y proveedor trabajan con la misma referencia.
• Planificación: las órdenes abiertas permiten prever necesidades y compromisos de pago.
• Trazabilidad: une cada factura con su pedido y su entrega, algo clave en la cadena de suministro y en las auditorías.

Ejercicios resueltos

Preguntas frecuentes

Referencias

• Heinritz, S. F.; Farrell, P. V.; Smith, C. L. Compras: principios y aplicaciones. Prentice Hall.
• Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Boletín Oficial del Estado.
• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Boletín Oficial del Estado.