Acciones estratégicas, instrumentales y de control

Las acciones estratégicas, instrumentales y de control son tres categorías con las que una organización clasifica lo que hace para cumplir sus objetivos: las primeras fijan el rumbo, las segundas ejecutan el trabajo y las terceras comprueban que se avanza como se esperaba. Distinguirlas ayuda a planificar con orden, a repartir responsabilidades y a corregir desviaciones a tiempo.

¿Qué son las acciones estratégicas, instrumentales y de control?

Son los tres niveles de actuación de cualquier plan, ya sea el de una empresa, el de un proyecto o el de una institución pública. Cada acción responde a una pregunta diferente:

• Estratégicas: ¿hacia dónde queremos ir y qué decisiones de fondo nos acercan?
• Instrumentales: ¿qué tareas, recursos y medios concretos necesitamos para llevarlo a cabo?
• De control: ¿estamos consiguiendo lo previsto y qué hay que corregir?

No son compartimentos estancos. Forman un ciclo: la estrategia orienta los instrumentos, el control mide los resultados y esa información revisa la estrategia.

Las acciones estratégicas

Son decisiones de largo alcance, ligadas a la estrategia, que definen el posicionamiento de la organización: a qué mercados se dirige, qué propuesta de valor ofrece, con qué ventajas compite y qué recursos clave debe reunir. Suelen corresponder a la dirección, afectan a toda la organización y son difíciles de revertir.

• Entrar en un mercado nuevo o abandonar uno.
• Lanzar una línea de productos o servicios.
• Fusionarse con otra empresa o adquirirla.
• Apostar por la digitalización o por un modelo de negocio diferente.
• Definir la misión, la visión y los objetivos a varios años.

Su valor depende de la calidad del diagnóstico previo: análisis del entorno, de la competencia y de las propias fortalezas y debilidades (el conocido análisis DAFO). Una estrategia bien pensada pero mal ejecutada fracasa igual que una buena ejecución al servicio de una mala estrategia.

Las acciones instrumentales

Son las que traducen la estrategia en trabajo concreto. Se llaman instrumentales porque son el medio, la herramienta, para alcanzar un fin que se ha decidido en otro nivel. Se sitúan en el plano táctico y operativo, tienen responsables identificados, plazos y presupuesto, y suelen medirse en semanas o meses.

• Contratar y formar al equipo necesario.
• Diseñar una campaña de comunicación o un procedimiento interno.
• Implantar un programa informático.
• Negociar con proveedores o abrir un canal de venta.
• Reorganizar un proceso productivo.

Una buena acción instrumental es específica (se sabe qué se hace y quién lo hace), tiene fecha y está alineada con un objetivo estratégico. Si no puede justificarse por el objetivo al que sirve, probablemente sobra.

Las acciones de control

Verifican si lo planificado se está cumpliendo y detectan desviaciones para corregirlas. Control no equivale a vigilancia punitiva: es una función de aprendizaje y mejora. Henri Fayol, en Administración industrial y general (1916), ya incluía el control entre las funciones esenciales de la dirección, junto a prever, organizar, mandar y coordinar.

• Indicadores de rendimiento (KPI): ventas, costes, plazos, satisfacción del cliente.
• Auditorías internas y externas: de calidad, financieras o de cumplimiento normativo.
• Revisiones periódicas de avance con el equipo directivo.
• Cuadros de mando: el Balanced Scorecard de Kaplan y Norton (1992) propone vigilar a la vez perspectivas financieras, de clientes, de procesos internos y de aprendizaje.
• Controles correctivos: planes de acción cuando un indicador se sale del margen aceptable.

Según el momento en que actúan, los controles pueden ser previos (evitan el error antes de que ocurra), concurrentes (se aplican durante la ejecución) o posteriores (evalúan los resultados una vez finalizada la tarea).

Comparación entre los tres tipos

Un ejemplo completo

Una cadena de cafeterías decide crecer fuera de su ciudad. Como acción estratégica aprueba abrir locales en dos ciudades más en tres años. Como acciones instrumentales, selecciona locales, contrata personal, adapta la carta y diseña la campaña de apertura. Como acciones de control, fija un indicador de ventas por local, revisa los costes cada mes y compara los resultados con la previsión. Si una apertura rinde por debajo de lo esperado, el control activa una revisión que puede modificar las acciones instrumentales o, si el problema es de fondo, la propia estrategia.

Otro uso del término: Habermas

Conviene saber que, en sociología y filosofía, los términos «instrumental» y «estratégica» tienen un sentido distinto. Jürgen Habermas, en Teoría de la acción comunicativa (1981), llama acción instrumental a la orientada al éxito en su relación con objetos y estados de cosas; acción estratégica a la orientada al éxito que influye en las decisiones de otros actores, y acción comunicativa a la que busca el entendimiento mutuo. Aquí se ha tratado la clasificación de uso en dirección de organizaciones.

Importancia de distinguirlas

• Evita que la organización se pierda en tareas urgentes sin rumbo claro.
• Permite asignar responsabilidades y recursos con criterio.
• Hace medible el avance y facilita rendir cuentas.
• Convierte los errores en información para mejorar la planificación.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Fayol, H. (1916). Administración industrial y general. París: Dunod et Pinat.
• Kaplan, R. S. y Norton, D. P. (1992). «The Balanced Scorecard: Measures That Drive Performance». Harvard Business Review, 70(1).
• Habermas, J. (1981). Teoría de la acción comunicativa. Fráncfort: Suhrkamp.