Lenguaje administrativo
El lenguaje administrativo es el registro formal e impersonal de instancias, resoluciones y certificados de las administraciones públicas.
El lenguaje administrativo es el que emplean las administraciones públicas y los ciudadanos al relacionarse con ellas: instancias, resoluciones, certificados, notificaciones y circulares. Es un registro formal, impersonal y lleno de fórmulas fijas, pensado para dejar constancia de actos con validez oficial.
¿Qué es el lenguaje administrativo?
El lenguaje administrativo es una variedad profesional del idioma, un lenguaje de especialidad que sirve para redactar los documentos que producen y reciben ayuntamientos, ministerios, comunidades autónomas y demás organismos públicos. Su función principal es comunicar y dejar constancia de decisiones, trámites y derechos de manera oficial.
La palabra administrar viene del latín administrare («servir, gestionar»), formada con ad- («hacia») y ministrare («servir»). Está estrechamente emparentado con el lenguaje jurídico, con el que comparte tecnicismos, estructura y solemnidad.
Características del lenguaje administrativo
- Formalidad y cortesía: tratamiento de respeto y fórmulas de saludo y despedida.
- Impersonalidad: predominio de la tercera persona y de la pasiva refleja («se informa», «se resuelve»).
- Claridad y concisión (como ideal): el texto debe permitir identificar quién pide, qué pide y a quién.
- Estructura rígida: los documentos siguen modelos con apartados fijos.
- Tecnicismos y siglas: expediente, trámite, subsanar, BOE, IRPF, NIF, DNI.
- Fórmulas estereotipadas: por la presente, tengo el honor de, a tenor de, en virtud de.
- Nominalizaciones y gerundios: «proceder a la apertura» en vez de «abrir».
- Registro escrito dominante: aunque existen intercambios orales (atención al público).
- Valor de acto: los textos tienen efectos jurídicos y plazos.
Ejemplos de lenguaje administrativo
- Encabezado de instancia: «El abajo firmante, vecino de Madrid, con DNI nº…, expone: que…». Presenta al interesado en tercera persona.
- Petición: «Por lo expuesto, solicita: que se admita este escrito y se tramite lo pedido». Fórmula de cierre de la instancia.
- Cortesía inicial: «Tengo el honor de dirigirme a V. E. para comunicarle…». Fórmula protocolaria.
- Notificación: «Se pone en su conocimiento que ha sido dictada la resolución adjunta».
- Fórmula de resolución: «Visto el expediente instruido al efecto y considerando lo dispuesto en la normativa aplicable, esta Alcaldía resuelve…».
- Requerimiento de subsanación: «Se le requiere para que, en el plazo de diez días, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos».
- Pie de recurso: «Contra la presente resolución, que no pone fin a la vía administrativa, podrá interponer recurso de alzada en el plazo de un mes».
- Certificación: «Certifico: que, según consta en los archivos de esta Secretaría, D. Fulano figura inscrito como…».
- Convocatoria: «Se convoca a los miembros de la Comisión a la sesión ordinaria que tendrá lugar…».
- Despedida y firma: «Es gracia que espera alcanzar de V. I. cuya vida guarde Dios muchos años. En Madrid, a 10 de enero de 2026. Fdo.: …». Fórmula tradicional hoy en desuso.
Principales documentos administrativos
| Documento | Emisor | Finalidad |
|---|---|---|
| Instancia o solicitud | Ciudadano | Pedir algo a la Administración |
| Certificado | Funcionario competente | Dar fe de un hecho o dato |
| Oficio | Organismo público | Comunicación entre administraciones |
| Circular | Órgano superior | Dar instrucciones a varios destinatarios |
| Resolución | Autoridad | Decidir un procedimiento |
| Recurso | Ciudadano | Impugnar una decisión |
| Notificación | Administración | Comunicar un acto al interesado |
| Acta | Secretario | Recoger lo tratado en una reunión |
| Informe | Técnico o experto | Exponer valoraciones o datos |
| Edicto | Autoridad | Publicar un aviso general |
Estructura típica de una instancia
- Datos del solicitante: nombre, DNI, domicilio.
- Exposición: hechos y razones (verbo «expone»).
- Solicitud: lo que se pide (verbo «solicita»).
- Lugar y fecha.
- Firma.
- Destinatario: órgano al que se dirige.
Marco normativo y defectos habituales
En España, la comunicación con las administraciones se rige por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Entre otras cosas fija los plazos de recurso: por ejemplo, el recurso de alzada tiene un plazo de un mes cuando el acto es expreso.
Entre los vicios más criticados están el abuso de gerundios («la solicitud siendo desestimada»), las frases interminables, las siglas sin explicar, el exceso de pasivas y la repetición de fórmulas vacías. Para corregirlo, el entonces Ministerio para las Administraciones Públicas publicó en 1990 el Manual de estilo del lenguaje administrativo, y desde entonces se promueven guías de lenguaje claro.
Ejercicios resueltos
1. Reformula con lenguaje claro: «Se procede a la apertura del plazo para la presentación de alegaciones».
Se sustituye la nominalización por verbos: «Se abre el plazo para presentar alegaciones». Se conserva la información con menos palabras.
2. ¿Qué verbos organizan el cuerpo de una instancia?
Expone (hechos y motivos) y solicita (petición concreta). Suelen escribirse destacados y precedidos de la identificación del interesado.
3. Identifica el rasgo en «Se pone en su conocimiento que…».
Es una pasiva refleja con carácter impersonal y fórmula estereotipada. Evita decir quién informa y suena oficial. Más natural: «Le comunicamos que…».
4. Une cada documento con su función: certificado, acta, circular.
Certificado: da fe de un hecho. Acta: recoge lo tratado en una reunión. Circular: transmite instrucciones a varios destinatarios.
5. ¿Qué error hay en «La solicitud siendo presentada fuera de plazo, se desestima»?
Es un uso abusivo del gerundio de posterioridad o causal mal construido. Mejor: «Como la solicitud se presentó fuera de plazo, se desestima» o «Se desestima la solicitud por presentarse fuera de plazo».
Importancia del lenguaje administrativo
Una Administración cuyos textos se entienden es más cercana y respeta mejor el derecho de la ciudadanía a la información. Dominar este registro ayuda a presentar una solicitud sin errores, a entender una notificación y a reclamar con eficacia. Hoy, además, el lenguaje claro está cada vez más presente en los organismos públicos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el lenguaje administrativo?
Es el registro formal que utilizan las administraciones públicas y los ciudadanos en sus trámites: instancias, resoluciones, certificados, circulares y notificaciones.
¿Cuáles son sus características principales?
Formalidad, impersonalidad, uso de fórmulas fijas, tecnicismos y siglas, estructura rígida y valor oficial de los documentos.
¿En qué se diferencia del lenguaje jurídico?
El administrativo se centra en la actividad de las administraciones y sus trámites; el jurídico, en normas, contratos y procesos judiciales. Se parecen mucho y se influyen mutuamente.
¿Cómo se redacta una instancia?
Con los datos del interesado, un apartado de exposición (hechos), otro de solicitud (lo pedido), lugar y fecha, firma y destinatario.
¿Se puede escribir un documento administrativo con lenguaje sencillo?
Sí, y es lo recomendable: frases cortas, voz activa, términos comprensibles y estructura ordenada, sin perder la corrección formal ni el rigor.
Referencias
- Ministerio para las Administraciones Públicas: Manual de estilo del lenguaje administrativo (1990).
- Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
- Real Academia Española y ASALE: Diccionario de la lengua española.
Cómo citar este artículo
Equipo de Conceptualia. (2026). «Lenguaje administrativo». Conceptualia. https://conceptualia.es/lenguaje/lenguaje-administrativo/
