Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso en la que cada paso se dibuja con un símbolo normalizado y se une al siguiente mediante flechas que indican el orden. Permite entender de un vistazo cómo funciona un procedimiento, detectar errores o cuellos de botella y explicarlo a otras personas sin ambigüedades.

¿Qué es un diagrama de flujo?

También llamado flujograma u organigrama de proceso (en inglés, flowchart), es una de las herramientas más extendidas para describir procesos en empresas, administraciones, ingeniería e informática. Responde a preguntas como: ¿qué se hace?, ¿en qué orden?, ¿quién lo hace?, ¿qué ocurre si se cumple una condición y qué si no?

Sus antecedentes en la gestión empresarial se encuentran en los «cuadros de proceso» (process charts) que el ingeniero Frank Gilbreth presentó a la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos en 1921, dentro del estudio científico del trabajo. En la década de 1940 se popularizó también en la programación de ordenadores, y existe una norma internacional de símbolos, la ISO 5807, que fija su representación para documentación de procesamiento de datos.

Símbolos principales

Tipos de diagramas de flujo

• Lineal o secuencial: los pasos se suceden sin bifurcaciones. Es el más sencillo.
• Con decisiones: incluye rombos que dirigen el flujo según se cumpla o no una condición.
• De proceso con responsables (calles o swimlanes): divide el diagrama en carriles, uno por persona, departamento o sistema, para ver quién hace cada paso. Es muy útil cuando intervienen varias áreas.
• De flujo de datos: muestra cómo circula la información entre procesos, almacenes y entidades externas, habitual en análisis de sistemas.
• De bloques o de proceso simplificado: versión de alto nivel, con pocos pasos, para presentar a la dirección.

Cómo hacer un diagrama de flujo paso a paso

1. Define el proceso y sus límites: dónde empieza y dónde termina. Por ejemplo, «tramitar un pedido desde que llega hasta que se factura».
2. Enumera las actividades hablando con quienes realmente hacen el trabajo, no solo con lo que dice el manual.
3. Ordénalas en secuencia e identifica las decisiones y los puntos donde el proceso se bifurca.
4. Dibuja con los símbolos estándar, de arriba abajo o de izquierda a derecha, con un solo inicio.
5. Revisa: cada rombo debe tener todas sus salidas etiquetadas y cada camino debe llegar a un final.
6. Valida el diagrama con los participantes y actualízalo cuando cambie el proceso.

Ejemplo: aprobación de una solicitud de compra

Un empleado necesita material de oficina. El diagrama sería: Inicio → «El empleado rellena la solicitud» → «El responsable de departamento la revisa» → ¿Importe superior a 500 €? Si es que sí → «Requiere aprobación de dirección»; si es que no → «Compras emite el pedido» → «Se recibe y se verifica el material» → «Contabilidad paga la factura» → Fin. Con un esquema así, es fácil descubrir, por ejemplo, que dos firmas consecutivas no aportan control alguno y pueden eliminarse.

Ventajas y limitaciones

Ventajas

• Comunican procesos complejos de forma visual y universal.
• Ayudan a detectar redundancias, esperas y errores.
• Sirven de base para la mejora continua, la formación de nuevos empleados y la documentación de calidad.
• Facilitan la traducción de un procedimiento a un programa informático.

Limitaciones

• Se vuelven ilegibles si el proceso es muy grande; hay que dividirlo en subprocesos.
• Quedan obsoletos si no se mantienen actualizados.
• No muestran bien el tiempo ni los costes, salvo que se enriquezcan con datos adicionales.

Importancia en la empresa

En gestión de la calidad y en la gestión por procesos, el diagrama de flujo es una de las siete herramientas básicas de la calidad popularizadas por Kaoru Ishikawa. Ayuda a estandarizar el trabajo, a cumplir requisitos de normas como la ISO 9001 y a preparar proyectos de automatización o de transformación digital, donde conviene entender el proceso actual antes de cambiarlo.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Gilbreth, F. B. y Gilbreth, L. M. (1921). «Process Charts». American Society of Mechanical Engineers.
• ISO 5807:1985. Information processing — Documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts.
• Ishikawa, K. (1985). ¿Qué es el control total de calidad? Norma.