¿Cómo hacer un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se emprende para crear un producto, servicio o resultado único. Hacerlo bien consiste en pasar de una idea a un plan realista: qué se quiere lograr, qué hay que hacer, con qué recursos, en cuánto tiempo, qué puede salir mal y cómo se sabrá si ha funcionado.

¿Qué es un proyecto?

La palabra procede del latín proiectus, «lanzado hacia delante», participio de proicere. La guía del PMI (Project Management Institute) lo define como un esfuerzo temporal con un principio y un final, que persigue un resultado único. La norma ISO 21502 recoge una idea semejante. Dos rasgos lo distinguen de la actividad rutinaria:

• Es temporal: tiene fecha de inicio y de cierre.
• Es único: produce algo que no existía exactamente así antes.

Todo proyecto se mueve entre tres restricciones clásicas: alcance (qué se entrega), tiempo y coste. Modificar una de ellas afecta a las demás, y la calidad depende del equilibrio entre las tres.

Tipos de proyecto

• Empresariales: lanzar un producto, abrir una sucursal, implantar un sistema.
• Sociales y de cooperación: programas educativos, sanitarios o de desarrollo.
• De investigación: estudios científicos con objetivos e hipótesis.
• Técnicos o de ingeniería: construir una infraestructura o desarrollar un software.
• Educativos o personales: un trabajo de fin de grado, una reforma del hogar.

Cómo hacer un proyecto paso a paso

1. Identifica la necesidad o el problema

Todo proyecto responde a algo: un problema, una oportunidad o una demanda. Descríbelo con datos y explica por qué merece la pena resolverlo. Este apartado es la justificación.

2. Fija los objetivos

Distingue un objetivo general (la meta amplia) de varios objetivos específicos (resultados concretos). Una pauta muy extendida son los criterios SMART, popularizados por George T. Doran en 1981: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo. Conecta con la planificación.

3. Delimita el alcance

Aclara qué incluye el proyecto y qué queda fuera. Un alcance difuso es una de las causas más habituales de retrasos y sobrecostes.

4. Divide el trabajo en tareas

Descompón los entregables en actividades manejables mediante una estructura de desglose del trabajo (EDT). Define para cada tarea responsable, duración y dependencias.

5. Elabora el cronograma

Ordena las tareas en el tiempo. El diagrama de Gantt, asociado a Henry Gantt, representa cada actividad como una barra sobre un calendario, y permite ver la secuencia y el camino más largo del proyecto.

6. Calcula recursos y presupuesto

Estima personal, materiales, herramientas y dinero necesarios. Añade un margen para imprevistos. Un presupuesto realista se apoya en datos y no en suposiciones optimistas.

7. Analiza los riesgos

Identifica qué podría ir mal, su probabilidad y su impacto, y prepara una respuesta para los más graves. Es parte de la gestión de riesgos.

8. Define indicadores de seguimiento

Decide cómo medirás el avance y el éxito: hitos, porcentaje de tareas completadas, desviación de coste, satisfacción del cliente.

9. Ejecuta, supervisa y ajusta

Pon en marcha el plan, reúnete con el equipo, compara lo previsto con lo real y corrige a tiempo. Un plan es una guía, no un dogma.

10. Evalúa y cierra

Al terminar, comprueba si se cumplieron los objetivos, entrega los resultados, documenta las lecciones aprendidas y archiva la información.

Fases del ciclo de vida

Estas cinco fases son los grupos de procesos de la guía del PMBOK. Existen otros enfoques, como los métodos ágiles, que dividen el trabajo en ciclos cortos con entregas frecuentes.

Estructura de un documento de proyecto

1. Título y resumen.
2. Justificación y antecedentes.
3. Objetivos.
4. Alcance y destinatarios.
5. Metodología y actividades.
6. Cronograma.
7. Recursos y presupuesto.
8. Riesgos.
9. Seguimiento y evaluación.
10. Anexos.

Al final del trabajo suele redactarse además un informe con los resultados.

Errores frecuentes

• Objetivos vagos que no se pueden medir.
• Subestimar los tiempos y los costes.
• No implicar a las personas afectadas.
• Ignorar los riesgos o no revisarlos durante la ejecución.
• Añadir tareas sin control a lo largo del proyecto.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Project Management Institute. Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK).
• Doran, G. T. (1981). «There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives». Management Review, 70(11), 35-36.
• ISO 21502:2020. Project, programme and portfolio management: Guidance on project management.