Eficacia, eficiencia y productividad

Eficacia, eficiencia y productividad son tres conceptos relacionados pero distintos que sirven para evaluar el desempeño de una persona, un equipo o una empresa. La eficacia mide si se consiguen los objetivos; la eficiencia, cuántos recursos se emplean para lograrlos; y la productividad, cuánto se produce por cada unidad de recurso utilizada. Confundirlos lleva a tomar malas decisiones: una empresa puede ser muy productiva fabricando algo que nadie compra.

¿Qué es la eficacia?

La eficacia es el grado en que se alcanzan los objetivos propuestos, con independencia de los recursos que se hayan consumido. Responde a la pregunta ¿hemos conseguido lo que nos proponíamos? Su fórmula es sencilla:

Eficacia = resultados obtenidos / resultados previstos

Si una tienda fijó vender 200.000 euros en un trimestre y vendió 180.000, su eficacia fue del 90 %. Peter Drucker resumió la idea con una frase muy citada: la eficacia consiste en «hacer las cosas correctas». Se vincula con la planificación estratégica, porque exige saber qué objetivos son los adecuados.

¿Qué es la eficiencia?

La eficiencia es la relación entre los resultados logrados y los recursos empleados (tiempo, dinero, materiales, energía, personas). Responde a la pregunta ¿a qué coste lo hemos conseguido? Una organización es más eficiente cuando logra el mismo resultado con menos recursos, o más resultado con los mismos. Para Drucker, la eficiencia es «hacer las cosas bien».

Eficiencia = recursos previstos / recursos realmente utilizados (o, equivalentemente, resultado obtenido por unidad de recurso consumido).

Si un proyecto presupuestado en 50.000 euros se completa gastando 40.000, la eficiencia en costes fue superior a la prevista. La eficiencia se mejora eliminando desperdicios, simplificando procesos y automatizando tareas repetitivas.

¿Qué es la productividad?

La productividad es la relación entre la producción obtenida y los factores utilizados para lograrla. Se expresa como:

Productividad = producción (output) / recursos empleados (input)

Puede medirse respecto a un solo factor, como la productividad del trabajo (unidades producidas por hora trabajada), o respecto al conjunto de factores. A nivel de país, la productividad del trabajo suele medirse como el PIB por hora trabajada y es la principal fuente de aumento sostenido del nivel de vida. Si una fábrica produce 1.200 unidades al mes con 10 operarios, su productividad es de 120 unidades por operario y mes.

Diferencias entre eficacia, eficiencia y productividad

Los tres conceptos pueden combinarse de formas distintas. Una empresa puede ser eficaz pero ineficiente (cumple el objetivo, pero con un gasto desmesurado), eficiente pero ineficaz (hace muy bien algo que no era necesario) o productiva pero ineficaz (produce mucho, pero no lo que el mercado demanda). El ideal es ser eficaz y eficiente a la vez, y que esa combinación se refleje en mayor productividad.

Ejemplo práctico

Una empresa de reparto se propone entregar 1.000 paquetes diarios con un máximo de 8 repartidores.

• Si entrega 1.000, su eficacia es del 100 %. Si entrega 900, es del 90 %.
• Si lo logra con 8 repartidores, cumple la eficiencia prevista; si necesita 10, ha consumido un 25 % más de recursos.
• Su productividad es de 125 paquetes por repartidor en el primer caso (1.000 / 8) y de 100 en el segundo (1.000 / 10).

Cómo mejorar la eficacia, la eficiencia y la productividad

1. Fijar objetivos claros y medibles, por ejemplo con el método SMART, y revisarlos periódicamente.
2. Medir con indicadores: cumplimiento de objetivos, coste por unidad, tiempo de ciclo, unidades por hora.
3. Eliminar desperdicios. El sistema de producción de Toyota, base del lean manufacturing, identifica siete tipos de desperdicio (esperas, sobreproducción, transporte, defectos, inventario, movimientos y sobreprocesamiento).
4. Automatizar y digitalizar las tareas repetitivas, siempre tras simplificar el proceso.
5. Formar a las personas y clarificar responsabilidades; una persona formada y motivada rinde más.
6. Aplicar la mejora continua (ciclo PDCA de Deming: planificar, hacer, verificar, actuar). Véase mejora continua.

Un error común es presionar solo la productividad: exigir más producción sin mirar la calidad ni el bienestar de las personas puede aumentar errores, rotación y costes ocultos. Por eso la medición debe ser equilibrada, por ejemplo con un cuadro de mando integral.

Importancia en la empresa

Estos conceptos son el lenguaje básico de la administración, en particular de la fase de control. Una organización que los mide y gestiona de forma conjunta toma mejores decisiones, reduce costes, mejora su competitividad y puede reinvertir los ahorros en innovación o en mejores condiciones para sus trabajadores.

Preguntas frecuentes

Referencias

• Drucker, P. F. (1967). The Effective Executive. Harper & Row.
• Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice, M. Administración: una perspectiva global y empresarial. McGraw-Hill.
• Chiavenato, I. Introducción a la teoría general de la administración. McGraw-Hill.
• Ohno, T. (1988). Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. Productivity Press.