Sistema en Administración
En administración, un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que actúan como un todo para lograr un objetivo común.
En administración, un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que funcionan como un todo para alcanzar un objetivo común. El enfoque de sistemas entiende la empresa como un organismo abierto, formado por partes que se influyen entre sí y que se relaciona con un entorno del que recibe recursos y al que entrega productos o servicios. Este modo de pensar cambió la teoría de la organización a partir de la década de 1950.
¿Qué es un sistema?
La palabra viene del griego sýstēma, «conjunto organizado». Un sistema es algo más que la suma de sus partes: lo que importa son las relaciones entre ellas. Un reloj, un cuerpo humano y una empresa son sistemas porque si se quita una pieza o se rompe una conexión, el conjunto deja de funcionar igual.
El biólogo Ludwig von Bertalanffy formuló la teoría general de sistemas en la década de 1950 y la desarrolló en su libro General System Theory (1968). Su idea era buscar principios comunes a sistemas de naturaleza muy distinta, biológicos, físicos o sociales. La administración incorporó esa visión de la mano de autores como Daniel Katz y Robert Kahn (The Social Psychology of Organizations, 1966) y Fremont Kast y James Rosenzweig (1972).
Elementos de un sistema
- Entradas (inputs): recursos que recibe del entorno, como capital, materias primas, personas, información y energía.
- Procesos de transformación: actividades que convierten las entradas en resultados.
- Salidas (outputs): productos, servicios, beneficios, residuos.
- Retroalimentación (feedback): información sobre los resultados que permite corregir el rumbo.
- Entorno: clientes, competidores, proveedores, leyes, tecnología, economía.
- Límites o frontera: lo que separa al sistema de su entorno.
- Objetivo: la finalidad que da sentido al conjunto.
Propiedades fundamentales
- Interdependencia: un cambio en una parte afecta a las demás.
- Totalidad y sinergia: el resultado conjunto supera el de las partes por separado.
- Homeostasis: tendencia a mantener el equilibrio frente a las perturbaciones.
- Entropía: tendencia al desorden y al deterioro si el sistema no recibe energía e información renovadas.
- Equifinalidad: en los sistemas abiertos se puede llegar al mismo resultado por caminos distintos.
Tipos de sistemas en la organización
| Criterio | Tipo | Rasgo |
|---|---|---|
| Relación con el entorno | Cerrado | Intercambia poco con el exterior; funciona de forma casi mecánica (propio de una máquina) |
| Relación con el entorno | Abierto | Intercambia continuamente con el exterior y se adapta; es el caso de las empresas |
| Composición | Físico (concreto) | Equipos, instalaciones, productos |
| Composición | Abstracto | Conceptos, normas, procedimientos, planes |
| Interacción humano-técnica | Sociotécnico | Combina personas y tecnología; estudiado por Trist y Emery en el Instituto Tavistock |
La empresa como sistema
Una empresa se compone de subsistemas que interactúan:
- Producción u operaciones: transforma los recursos en productos o servicios.
- Comercial y marketing: estudia el mercado y vende.
- Finanzas y contabilidad: obtiene y administra el dinero.
- Recursos humanos: selecciona, forma y gestiona al personal.
- Dirección: fija objetivos, coordina y controla.
Ejemplo: en una empresa de muebles, si el departamento comercial promete plazos de entrega que producción no puede cumplir, el sistema sufre aunque cada área funcione bien por separado. El enfoque sistémico invita a optimizar el conjunto y no solo cada parte.
Sistemas de gestión y de información
En el lenguaje cotidiano de la empresa, «sistema» también designa herramientas y marcos de gestión concretos:
- Sistemas de información: software que recoge, procesa y distribuye datos para decidir. Por ejemplo, los ERP (planificación de recursos empresariales), que integran contabilidad, compras, inventario y producción; o los CRM, que gestionan la relación con los clientes.
- Sistemas de gestión normalizados: marcos como la norma ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (medio ambiente) o ISO 45001 (seguridad y salud en el trabajo), basados en el ciclo de mejora continua planificar-hacer-verificar-actuar.
- Sistemas de control: cuadros de mando, presupuestos e indicadores que comparan resultados con objetivos.
Cómo implantar un sistema de gestión en una empresa
- Diagnosticar: identificar necesidades, problemas y objetivos.
- Definir procesos y responsabilidades: quién hace qué, con qué recursos e información.
- Seleccionar herramientas: software, métodos y formación necesarios.
- Formar a las personas y comunicar el cambio.
- Poner en marcha, con una prueba piloto cuando sea posible.
- Medir y mejorar, usando la retroalimentación.
Para elegir bien conviene considerar el tamaño de la empresa, su complejidad, su cultura y su capacidad de crecer. Una microempresa no necesita el mismo sistema que un grupo con varias filiales.
Importancia
El pensamiento sistémico ayuda a los directivos a ver las causas de los problemas y no solo los síntomas, a coordinar áreas y a anticipar efectos secundarios de las decisiones. Peter Senge lo situó en el centro de las «organizaciones que aprenden» en La quinta disciplina (1990). Se relaciona con conceptos como organización, proceso administrativo, retroalimentación y teoría de sistemas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema en administración?
¿Quién creó la teoría general de sistemas?
¿Cuál es la diferencia entre un sistema abierto y uno cerrado?
¿Qué son los subsistemas de una empresa?
¿Para qué sirve la retroalimentación en un sistema?
Referencias
- von Bertalanffy, L. (1968). General System Theory: Foundations, Development, Applications. George Braziller.
- Katz, D. y Kahn, R. L. (1966). The Social Psychology of Organizations. Wiley.
- Chiavenato, I. Introducción a la teoría general de la administración. McGraw-Hill.
Cómo citar este artículo
Equipo de Conceptualia. (2026). «Sistema en Administración». Conceptualia. https://conceptualia.es/cultura-y-sociedad/empresas-y-negocios/sistema-en-administracion/
